学生档案是指学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，特制定本办法。

一、学生档案管理原则

1、根据学校学生工作二级管理原则，学生档案由各院系专人负责归档及管理，辅导员应积极做好所带班级学生档案材料的收集工作。学校将定期或不定期地组织有关部门对各院系学生档案管理工作进行检查或抽查。

2、学生档案管理人员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。

3、学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

二、学生档案管理范围

在籍学生的档案由各院系负责保管；申请户档留校的毕业生档案由学生处就业指导中心保管。

三、学生档案归档内容

1、高考档案：含高中毕业生登记表、入团（党）材料等（高考

档案袋应一并归入；党员材料暂交组织部管理，学生毕业前再归入档案）；

2.新生入学体检表；

3、学生情况登记表；

4、学生学年鉴定表（二年级末）；

5、学生学籍变动材料：包括学生休学、停学、退学、复学、转学等的学籍变动有关申请材料及文件；

6、学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）；

7、学生在校期间党团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等（入党材料由各院系在学生毕业前到组织部领取后归档）；

8、毕业生档案材料：包括高校毕业生登记表、学士学位登记表、学生成绩表、毕业生体检表、毕业生就业报到通知书、国家助学贷款还款确认书等；

9、其它有关材料。

四、学生档案归档时间

1、各院系接收新生档案后，更换学校统一印制的档案袋，根据班级、学号等对新生档案进行审核、整理、编号。新生档案的建档工作自新生入学之日起一学期内完成。新生档案若未到，由各院系持学生处统一印制的《调档函》向学生原所在学校索取。

3、学生在校期间各种校级奖惩材料及学籍变动材料，于文件下发之日起一个月内归档。

4、学生入团材料，于学校团委批准之日起一个月内归档；学生入党材料由各院系在学生毕业前到组织部领取后归入档案。

5、高校毕业生登记表、学士学位登记表、学生成绩表、毕业生体检表、就业报到通知书等毕业生档案材料于毕业生离校前一周归档。

6、其他各类材料要及时收集，及时归档。

   四、学生档案的转接

（一）新生档案的转接

1、新生自带的档案由院系直接接收，接收时要做好签收、登记工作，以备核查。

2、各省市招办统一寄发的新生档案，由学生处负责接收，并于新生报到前分发至各院系。

（二）学籍变动学生档案的转接

转学、入伍、退学、开除学籍、死亡等学生档案，在学生办理离校手续的同时，由院系转交学生处办理有关转档手续。

（三）毕业生档案的转接

1、毕业生离校后一周内，已落实就业去向的毕业生档案，由各院系整理核查后，根据档案寄发要求封装、登记，再转交就业指导中心统一到机要局寄发。

2、应届毕业生考取研究生、公务员等，录取单位需提前调档时，由院系按录取单位调档函要求寄发。

3、对毕业离校时暂未落实工作单位的毕业生，学校可为其暂时保留档案，最长两年（时间从毕业时到第三年的5月底）。

4、凡需留档的毕业生，必须在统一规定的时间内提出申请，经院系负责人签字、学生处审核后，到就业指导中心办理毕业生留档手续。

5、留档时间到期仍未落实工作单位的学生，其档案原则上不再留存，学校将档案寄回生源所在地人事局，届时毕业生应到学校就业指导中心办理有关转档手续。

六、学生档案查（借）阅规定

1、各院系主管学生工作的党团干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的，须办理登记手续后方可查（借）阅学生档案。

2、借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。

3、借阅的档案要妥善保管，不得遗失，不得交给无关人员翻阅或自行转借，不得转交他人代为归还。

4、校外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由二人同时持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经院系主管领导批准后方可查阅。

5、任何人不准借阅其亲属的档案。

七、学生档案管理要求

1、归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

2、档案整理过程中，档案袋内的有关材料要与档案袋封面目录材料一致，具体材料以时间先后为序。

3、管理人员要经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象。

4、档案转接、借阅应及时登记，做到档案转接程序清楚，有据可查。

5、档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案的交接手续。

6、各院系要完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放的条件，以确保档案管理的安全性及严肃性。

八、学生档案管理的检查

1、为了及时发现档案保管工作中存在的问题，防患于未然，不断改进和完善档案管理工作，学校将对各院系学生档案管理进行检查。

2、检查分定期和不定期两种。每学年由学生处会同有关部门专业人员对各院系学生档案管理进行一次定期全面检查；同时，根据工作需要进行一定比例的不定期抽查。

3、检查进行前，建立专门的检查小组，规定好检查的范围和项目；检查过程中要做好检查记录，以便全面掌握情况；检查结束后将检查结果汇总公布，对档案管理先进集体进行表彰，并形成书面总结报告，向有关领导汇报。

4、对检查中发现的问题要采取措施及时补救；凡因违反有关管理规定而造成危害和损失的，要严肃查处。

九、本办法自公布之日起执行，解释权在学生处。凡以往规定与本办法相抵触的，以本办法为准。

                                    南京财经大学学生处